Datenschutzerklärung
1. Datenschutzerklärung
Uns ist der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten wichtig. Deshalb verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich im Rahmen der Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Datenschutzgesetzes (DSG), des Telekommunikationsgesetzes (TKG), des E-Commerce-Gesetzes (ECG) und sonstiger relevanter Bestimmungen. Nachfolgend informieren wir Sie darüber, wer wir sind und über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte.
Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website unter www.gvr.co.at (einschließlich Unterseiten) sowie für das Kundenportal unter portal.gvr.co.at.
1.1. Wer wir sind (verantwortliche Stelle)
Soweit in der Folge nicht anders ausgeführt, ist verantwortliche Stelle für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten die
in der Folge „Gebäudeverwaltung Ruthner“, „GVR“ oder „wir“.
Für Anfragen und Auskünfte zum Datenschutz steht Ihnen unser Team jederzeit gerne per Post unter der oben genannten Adresse mit dem Zusatz „Datenschutz“ oder per E-Mail an verwaltung@gvr.co.at zur Verfügung.
1.2. Erhebung und Verarbeitung von Daten
Wir verarbeiten jene personenbezogenen Daten, die Sie uns durch die Nutzung unserer Website und unseres Kundenportals oder als Nutzerin bzw. Nutzer und/oder Kundin bzw. Kunde durch Angaben zur Verfügung stellen — etwa im Rahmen des bloßen Surfens, einer Kontaktaufnahme, einer Registrierung, einer Anfrage bzw. Nachricht, eines Vertrages oder einer sonstigen Kommunikation.
Die Zwecke der Verarbeitung umfassen in erster Linie die Zurverfügungstellung unserer Services:
- Website: Information über unsere Leistungen als Hausverwaltung sowie ergänzende Angebote (z. B. Gutachtertätigkeit, Immobilienservice) und die Möglichkeit der Kontaktaufnahme.
- Kundenportal: Digitale Kommunikation und Services für Mieterinnen und Mieter, Wohnungseigentümerinnen und Wohnungseigentümer, Eigentümerinnen und Eigentümer, Professionistinnen und Professionisten sowie Mietinteressentinnen und Mietinteressenten — darunter unter anderem Accountverwaltung, Schwarzes Brett, Akten-/Auftragsabwicklung, Inserate und Mietbewerbungen.
Weitere Zwecke der Datenverarbeitung sind die Bereitstellung, Fehlerbehebung und Verbesserung unserer Services, die Kommunikation mit Ihnen, die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen (etwa im Zusammenhang mit Rechnungs- und Vertragsdaten), die Verwaltung und Aufrechterhaltung der Sicherheit, die Betrugs- und Missbrauchsprävention sowie die laufende Verbesserung der Website und des Kundenportals.
Ein Unternehmen, das Daten im Auftrag von uns verarbeitet, wird als Auftragsverarbeiter bezeichnet. Wenn wir mit Auftragsverarbeitern zusammenarbeiten, stellen wir sicher, dass entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge bestehen, die festhalten, wie Daten verarbeitet werden dürfen. In der Regel darf der Auftragsverarbeiter personenbezogene Daten nur in unserem Auftrag und zu klar definierten Zwecken verarbeiten.
1.3. Wofür verwenden wir personenbezogene Daten?
Wir verwenden Daten für den Betrieb der Website und des Kundenportals, um mit uns abgeschlossene Verträge zu erfüllen, zur Nutzerverwaltung, zur Bereitstellung der Produkte und Dienstleistungen, zur Aufrechterhaltung und laufenden Verbesserung der Sicherheit sowie um Ihnen Supportleistungen zur Verfügung zu stellen. Weiters verarbeiten wir personenbezogene Daten, um betrügerische oder rechtswidrige Aktivitäten auf unseren Angeboten zu erkennen, zu verhindern, einzudämmen und zu untersuchen.
2. Datenschutz
2.1. Was sind personenbezogene Daten?
Personenbezogene Daten sind Informationen, die mit einer natürlichen Person verknüpft werden können. Dies kann beispielsweise der Name, der Wohnort, die Telefonnummer, die E-Mail-Adresse, die IP-Adresse oder eine Kombination aus diesen sein, wodurch man herausfinden kann, wer hinter den Daten steckt.
Als Verarbeitung personenbezogener Daten bezeichnet man unter anderem die Nutzung, Sammlung, Registrierung, Zusammenstellung, Speicherung und Offenlegung oder eine Kombination davon.
2.2. Wie erhalten wir personenbezogene Daten über Sie?
Kurz gesagt: Die meisten der verarbeiteten personenbezogenen Daten über Sie sind Daten, die Sie uns durch die Erstellung eines Profils im Kundenportal zur Verfügung stellen, die bei der Vertragsabwicklung bzw. Kommunikation anfallen oder die bei der Nutzung unserer Dienste generiert werden. Dies können zum Beispiel Seitenaufrufe und Informationen zu Ihrem Endgerät sein.
Die personenbezogenen Daten erhalten wir auf verschiedenen Wegen:
2.2.1. Personenbezogene Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen
Wenn Sie uns kontaktieren (z. B. per E-Mail oder Telefon) oder sich im Kundenportal registrieren, stellen Sie uns personenbezogene Daten zur Verfügung — etwa Vorname, Nachname, Benutzername, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Angaben zu Ihrem Objekt bzw. Ihrer Rolle sowie ein Passwort. Pflichtangaben sind jeweils jene Felder, die im jeweiligen Formular als erforderlich gekennzeichnet sind. Ohne diese Angaben ist die gewünschte Registrierung bzw. die Bearbeitung Ihrer Anfrage unter Umständen nicht möglich.
Wir speichern auch Informationen, wenn Sie uns kontaktieren, damit wir Ihre Fragen beantworten können. Ebenso verarbeiten wir personenbezogene Daten, die Sie bei der Nutzung von Portal-Funktionen eingeben — beispielsweise bei Mietbewerbungen (einschließlich hochgeladener Unterlagen wie Ausweis-, Einkommens- oder sonstiger Nachweise, soweit Sie diese übermitteln), bei Nachrichten, Datei-Uploads im Zusammenhang mit Aufträgen oder bei der Aktualisierung Ihres Accounts.
2.2.2. Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dem Kundenportal
Das Kundenportal dient der digitalen Abwicklung typischer Vorgänge im Umfeld der Hausverwaltung. Je nach Rolle (z. B. Mieterin/Mieter, Wohnungseigentümerin/Wohnungseigentümer, Professionistin/Professionist, Mietinteressentin/Mietinteressent) verarbeiten wir insbesondere:
- Stammdaten Ihres Benutzerkontos (Name, Benutzername, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, Rolle);
- Inhalte, die Sie im Portal einstellen oder übermitteln (z. B. Nachrichten, Bewerbungsdaten, Dokumente, Angebots- oder Rechnungsunterlagen);
- technische Daten zur Anmeldung und Sicherheit (z. B. Session-Informationen, CSRF-Schutz, Zeitpunkte der Anmeldung, IP-Adresse und User-Agent im Rahmen von Registrierungs- oder Sicherheitsvorgängen);
- bei Mietinteressentinnen und Mietinteressenten: E-Mail-Bestätigung und — sofern Sie eine Bewerbung einreichen — die dafür erforderlichen Angaben und Unterlagen zur Weiterleitung an die zuständige Bearbeitung.
Registrierungsanträge von bestimmten Rollen können vor der Freischaltung geprüft werden. Dabei können die im Antrag angegebenen Daten auch in unseren internen Mitarbeitersystemen verarbeitet werden, soweit dies für die Prüfung, Freischaltung und die weitere Betreuung erforderlich ist.
Wir betreiben keine Online-Zahlungsabwicklung über das Kundenportal und setzen keine Werbe-Pixel oder vergleichbare Marketing-Tracking-Dienste Dritter ein.
2.2.3. Personenbezogene Daten, die durch die Nutzung der Dienste gesammelt werden
Wir sammeln Daten über Ihre Interaktion mit unseren Services. Wenn Sie unsere Dienste nutzen, erfassen wir Informationen darüber, welche Funktionen Sie verwenden und wie Sie sie verwenden — soweit dies für Betrieb, Sicherheit und Fehlerbehebung erforderlich ist. Die Informationen können in folgende Typen unterteilt werden:
a. Technische Informationen zu Ihrem Endgerät und Ihrer Internetverbindung
Über Serverprotokolle und vergleichbare Mechanismen erfassen wir Informationen über das verwendete Endgerät und die Verbindung zu unseren Diensten, z. B. Betriebssystem, Browserversion, IP-Adressen oder technisch erforderliche Cookies. Anwendungsbeispiel: Wir stellen sicher, dass die Anzeige unserer Dienste auf Ihrem Gerät funktioniert und Missbrauch erkannt werden kann.
b. Informationen, die wir bei Nutzung unserer Dienste verarbeiten
Wenn Sie unsere Services nutzen, können Aktivitäten in Protokollen oder internen Messungen erkannt werden. Wir nutzen diese Informationen unter anderem zur Verbesserung der Stabilität und Sicherheit sowie zur Bereitstellung der Funktionen, die Sie angefordert haben (z. B. zuletzt genutzte Einstellungen im Portal).
2.3. Wie verwenden wir die Informationen über Sie?
Kurz gesagt: Die personenbezogenen Daten, die wir erheben, nutzen wir, um unsere Dienstleistungen zu erbringen, zu betreiben und zu verbessern sowie um die Sicherheit unserer Angebote zu erhöhen.
2.3.1. … um Verträge mit Ihnen abzuschließen und unsere Dienste zu erbringen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um die mit Ihnen vereinbarten oder angefragten Dienstleistungen zu erbringen — etwa Hausverwaltungsleistungen, die Bearbeitung von Anfragen, die Nutzung des Kundenportals oder die Prüfung von Mietbewerbungen.
2.3.2. … um die Sicherheit und den Betrieb zu gewährleisten
Wir verarbeiten Daten zur Aufrechterhaltung der IT-Sicherheit, zur Missbrauchs- und Betrugsprävention, zur Fehleranalyse sowie zur Sicherstellung eines stabilen Betriebs von Website und Portal.
2.3.3. … um mit Ihnen zu kommunizieren
Wir verwenden Ihre Kontaktdaten, um auf Ihre Anfragen zu antworten, Statusinformationen zu Registrierungen oder Bewerbungen zu übermitteln (z. B. E-Mail zur Bestätigung der E-Mail-Adresse) und Sie im Rahmen bestehender Vertrags- oder Betreuungsverhältnisse zu kontaktieren.
Wir versenden keine werblichen Newsletter und betreiben kein E-Mail-Marketing über Tracking- oder Werbenetzwerke. Transaktionsbezogene und servicebezogene Nachrichten (z. B. Bestätigungen, Hinweise zur Portalnutzung) können wir ohne gesonderte Marketing-Einwilligung versenden, soweit dies für die jeweilige Leistung erforderlich ist bzw. auf einem berechtigten Interesse beruht.
2.3.4. … um gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, soweit wir dazu gesetzlich verpflichtet sind — beispielsweise zur Aufbewahrung von Geschäftskorrespondenz, Rechnungen oder sonstigen Unterlagen nach unternehmens- und steuerrechtlichen Vorschriften.
2.4. Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — vorvertragliche Maßnahmen, Vertragsannahme und -erfüllung, damit wir beispielsweise Ihre Anfrage, Registrierung oder Bestellung bzw. die vertraglich geschuldete Hausverwaltungsleistung abwickeln können.
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung, soweit wir eine solche im Einzelfall einholen (z. B. für optionale Angaben oder besondere Verarbeitungen).
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — gesetzliche Verpflichtung, z. B. zur Aufbewahrung von Bestellunterlagen oder Rechnungen (Geschäftskorrespondenz).
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse, insbesondere an einem sicheren, stabilen und missbrauchsfreien Betrieb von Website und Kundenportal sowie an der internen Organisation und Qualitätssicherung unserer Services.
2.5. Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die Erfüllung der oben genannten Zwecke und die Bereitstellung der von Ihnen angeforderten oder gebuchten Services erforderlich ist, oder für andere notwendige Zwecke — etwa die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, die Beilegung von Streitigkeiten und die Durchsetzung bzw. Verteidigung unserer Rechtsposition sowie unserer Vertragsbedingungen. Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht oder anonymisiert, wenn sie für die angeführten Zwecke nicht mehr relevant sind und auch keine Aufbewahrungspflichten mehr bestehen.
Folgende Faktoren können typischerweise Auswirkungen auf die Aufbewahrungsdauer haben:
- Bestehen eines aktiven Kontos im Kundenportal;
- bestehende Vertrags- oder Betreuungsverhältnisse (z. B. Miet- oder Wohnungseigentumsverwaltung);
- Kommunikation zu abgeschlossenen Vorgängen;
- Art der Daten (z. B. sind wir gesetzlich verpflichtet, Vertragsunterlagen und Rechnungen in der Regel sieben Jahre aufzubewahren).
Registrierungsanträge, die nicht freigeschaltet werden, sowie unvollständige Registrierungen werden nach angemessener Frist gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Konten und Portal-Inhalte, die Sie selbst löschen bzw. deren Löschung Sie verlangen, entfernen wir, sobald keine gesetzlichen oder berechtigten Gründe einer Löschung entgegenstehen.
Server-Logfiles werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für Sicherheit und Betrieb erforderlich ist bzw. der Hostinganbieter dies technisch vorsieht.
2.6. Welche personenbezogenen Daten geben wir an wen weiter?
Interne Verarbeitung / Mitarbeitersysteme
Soweit erforderlich, werden Portal- und Anfragedaten von den mit der Abwicklung befassten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Gebäudeverwaltung Ruthner GmbH verarbeitet — auch in internen Systemen, die der Organisation und Bearbeitung von Hausverwaltungsvorgängen dienen.
Auftragsverarbeiter und Dienstleister
Wir setzen Dienstleister ein, die in unserem Auftrag IT-Infrastruktur betreiben (z. B. Hosting von Website und Kundenportal, Datenbankbetrieb, E-Mail-Versand über unseren Mailserver). Diese Stellen erhalten nur die für ihre Aufgabe erforderlichen Daten und verarbeiten sie auf Grundlage geeigneter vertraglicher Vereinbarungen.
Dritte im Rahmen konkreter Vorgänge
Je nach Sachverhalt können Daten an Dritte weitergegeben werden, soweit dies für die jeweilige Leistung erforderlich ist — beispielsweise an Professionistinnen und Professionisten im Rahmen eines Auftrags oder an Vermieterinnen/Vermieter bzw. Eigentümerinnen/Eigentümer im Zusammenhang mit einer von Ihnen eingereichten Mietbewerbung. Eine solche Weitergabe erfolgt nur, soweit sie für den jeweiligen Zweck erforderlich und rechtlich zulässig ist.
Gerichte, Behörden und gesetzlich autorisierte Dritte
Wenn der konkrete Verdacht besteht, dass eine Straftat im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Dienste begangen wurde, oder wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, können Informationen an Behörden (z. B. Polizei, Gerichte) oder sonstige gesetzlich autorisierte Stellen übermittelt werden. Ebenso können wir personenbezogene Daten an nach dem E-Commerce-Gesetz berechtigte Dritte im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtung und im gesetzlichen Ausmaß beauskunften.
Wir geben personenbezogene Daten in keiner anderen als der in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Weise weiter oder übermitteln sie, es sei denn, Sie willigen ein oder wir sind gesetzlich dazu verpflichtet.
2.7. Welche Rechte stehen Ihnen als betroffene Person zu?
Sie haben als betroffene Person gegenüber uns als Verantwortlichen unterschiedliche Rechte. Diese Rechte dienen der Transparenz der Verarbeitung der personenbezogenen Daten.
Recht auf Auskunft
Sie haben das Recht, von uns jederzeit Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten.
Recht auf Berichtigung
Sie haben das Recht, von uns die unverzügliche Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Soweit möglich, können Sie Daten auch selbst in Ihrem Benutzerprofil im Kundenportal aktualisieren.
Recht auf Löschung (Recht auf Vergessenwerden)
Sie haben das Recht, dass Ihre personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern kein Grund vorliegt, der einer Löschung entgegensteht (z. B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder die Geltendmachung bzw. Verteidigung von Rechtsansprüchen).
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen.
Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen.
Recht auf Widerspruch / Widerruf der Einwilligung
Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie unter den gesetzlichen Voraussetzungen Widerspruch einlegen.
Ausübung der Betroffenenrechte
Sie können Ihre Rechte per E-Mail an verwaltung@gvr.co.at oder per Brief an die oben genannte Adresse (Zusatz „Datenschutz“) ausüben. Um die Rechte Dritter nicht zu gefährden, müssen wir sicherstellen, dass Betroffenenrechte nur von der betroffenen Person geltend gemacht werden; hierzu kann eine Identifikation erforderlich sein.
Wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt, freuen wir uns, wenn Sie zuerst den direkten Kontakt mit uns suchen. Unabhängig davon haben Sie das Recht auf Beschwerde bei der Datenschutzbehörde als zuständige Aufsichtsbehörde unter https://www.dsb.gv.at/.
2.8. Analyse- und Marketing-Tools
Wir setzen derzeit keine Analyse-Tools von Drittanbietern (z. B. Google Analytics), keine Werbe-Pixel und keine Conversion-Tracking-Dienste ein. Es findet kein Profiling zu Werbezwecken statt.
Sollte sich dies künftig ändern, werden wir diese Datenschutzerklärung entsprechend aktualisieren und — soweit gesetzlich erforderlich — Ihre Einwilligung einholen.
2.9. Besonderes über die Privatsphäre von Kindern
Unsere Angebote richten sich nicht an Personen unter 14 Jahren. Wir möchten keine personenbezogenen Daten von Personen unter 14 Jahren verarbeiten. Haben uns Personen unter 14 Jahren dennoch personenbezogene Daten zur Verfügung gestellt, werden wir die Daten löschen, sobald uns dies bekannt wird.
2.10. Änderungen der Datenschutzerklärung
Wir werden diese Datenschutzerklärung regelmäßig aktualisieren, um Änderungen an unseren Produkten und Services oder an den rechtlichen Rahmenbedingungen widerzuspiegeln. Die Gültigkeit der aktuellen Version ist jeweils im Header dieser Seite unter „Stand“ angegeben. Es gilt die jeweils veröffentlichte Fassung.
3. Cookies
3.1. Was ist ein Cookie?
Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden und eine Wiedererkennung Ihres Browsers bzw. die Speicherung bestimmter Einstellungen ermöglichen können. Cookies sind für die Nutzung unserer Angebote teilweise erforderlich.
3.2. Warum verwenden wir Cookies?
Wir verwenden Cookies und vergleichbare Speichertechnologien ausschließlich, soweit dies für den Betrieb und die Sicherheit unserer Website bzw. des Kundenportals erforderlich ist — beispielsweise für die Anmeldung, den Schutz von Formularen (CSRF) und Ihre Portal-Einstellungen (z. B. aktive Rolle).
Wir verwenden keine Cookies von Werbenetzwerken und keine Tracking-Cookies zu Marketingzwecken.
3.3. Arten von Cookies auf unseren Angeboten
Nach Ablauf (Gültigkeit)
Es können Session-Cookies (werden beim Beenden der Browsersitzung gelöscht) und persistente Cookies (werden nach einer vorgegebenen Dauer gelöscht) zum Einsatz kommen.
First-Party-Cookies
Die von uns gesetzten Cookies stammen von unseren eigenen Angeboten (First Party). Sie dienen der Funktionsfähigkeit und Sicherheit.
Funktionalitäts- bzw. essenzielle Cookies
Diese Cookies sind notwendig, damit Website und Kundenportal wie vorgesehen funktionieren. Ein Ablehnen dieser Cookies kann dazu führen, dass Ihnen nicht der volle Funktionsumfang zur Verfügung steht (z. B. keine stabile Anmeldung im Portal).
Im Kundenportal werden Sie beim ersten Besuch über den Einsatz technisch erforderlicher Cookies informiert. Eine Einwilligung in optionale Marketing-Cookies ist derzeit nicht vorgesehen, da solche Cookies nicht eingesetzt werden.
3.4. Verwalten von Cookies über den Webbrowser
Sie können über die Einstellungen in Ihrem Browser wählen, ob Sie Cookies akzeptieren möchten oder nicht. Die genaue Vorgehensweise hängt von Ihrem Endgerät und dem verwendeten Browser ab. Bitte beachten Sie: Wenn Sie die lokale Speicherung technisch erforderlicher Cookies deaktivieren, können Website und Kundenportal unter Umständen nicht wie beabsichtigt funktionieren; möglicherweise müssen Sie sich auch jedes Mal neu anmelden.
Hinweise zur Cookie-Verwaltung finden Sie in der Hilfe Ihres Browsers, z. B. bei Mozilla Firefox, Google Chrome, Microsoft Edge, Opera oder Safari.
4. Datenzugriff und Datensicherheit
Zugriff auf die bekannt gegebenen bzw. durch die Nutzung der angebotenen Services angefallenen Daten haben nur die jeweils mit der Abwicklung und dem Prozess befassten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Diese Personen unterliegen einer Geheimhaltungsverpflichtung.
Die Daten werden vor unberechtigtem Zugriff unter anderem durch verschlüsselte Übertragung (HTTPS), ein Rollen- und Berechtigungskonzept, Sicherungskonzepte und organisatorische Maßnahmen geschützt. Wir überarbeiten unsere Sicherheitsmaßnahmen laufend und passen diese entsprechend dem technologischen Fortschritt an.
Für allfällige Anfragen und Auskünfte zum Datenschutz steht Ihnen unser Team jederzeit gerne per Post unter der oben genannten Adresse mit dem Zusatz „Datenschutz“ oder per E-Mail an verwaltung@gvr.co.at zur Verfügung.